Главная страница Visual 2000 · Общий список статей
Возможности офисных программных средств гораздо шире, чем это кажется на первый взглядАндрей Колесов
© 2000, Андрей КолесовДополнительно (отдельные страницы):
Еще в начале 60-х годов американский ученый Джозеф Ликлайдера (которого сегодня с полным основанием считают одним из отцов Internet) высказал мысль о том, что одним из главных назначений компьютеров должна стать автоматизация рутинной работы человека. В те времена эта идея казалась просто шуткой профессионала, который иронизирует над простыми смертными, многие из которых вообще не имели представления о существовании вычислительной техники.
Действительно и тогда, и спустя еще почти два десятка лет областью применения компьютеров считалось исключительно решение неких принципиально новых и очень сложных математических задач. Однако сфера интересов вычислительной техники очень быстро расширялась, причем именно за счет продвижения в сторону "традиционных" задач в различных областях деятельности человека (на первых порах, особенно проведения разнообразных экономических расчетов, хранения и обработки архивных данных, управления технологическими процессами).
Спектр решаемых компьютером практических вопросов начал экспотенциально расти с появлением в середине 80-х годов персональных компьютеров, доступных не только предприятиям, но и частным лицам.
В результате сегодня не менее 40 процентов ПК приходится на домашних пользователей, а 90 процентов вычислительных мощностей всех компьютеров (в том числе и на предприятиях) применяются для выполнения той самой рутинной, традиционной работы. Конечно же, здесь речь не идет о тривиальном повышении производительности туда за счет простого увеличения скорости выполнения тех или иных операций.
Основной эффект заключается в возможности объединения воедино нескольких разрозненных функций, благодаря которой многие ранее необходимые операции становились просто ненужными. Кроме того, возникают некоторые принципиально новые, ранее недоступные функции.
Самый простой пример — подготовка некоторого объемного документа, например, отчета о НИР на 100 страниц. На его оформление (с момента создания исходного рукописного варианта) уходило до месяца работы нескольких человек, причем львиная доля времени тратилась на объяснения машинистке, как разобраться в этих бумагах (помните интермедию в исполнении Владимира Винокура: "здесь играем, здесь не играем, на это вообще не смотрите, а этот кусок на обратной стороне"), потом проверить, что получилось, и вновь объяснить машинистке, что нужно исправить. А когда отчет был готов, оказывалось, что пропущены один раздел и несколько параграфов. О подготовке и вставке иллюстраций не приходится даже говорить...
Среди обилия прикладного ПО можно выделить группу программ, которые решают задачи самого широкого назначения и поэтому в той или иной степени нужны практически каждому пользователю компьютера, независимо от его профессии. В последние годы такие программные пакеты принято называть офисными.
(Однако следует иметь в виду, что для многих технологических производств на рабочих местах требуются жестко определенные программы, без всяких "архитектурных излишеств". Так, для операциониста в сберкассе какие-либо "непрофильные" программы категорически запрещены. Но дома он все равно столкнется с офисными и многими другими приложениями.)
Созданием таких программ занимаются многие ведущие мировые разработчики (например, Corell и Sun), однако лидирующие позиции здесь уже многие годы занимает корпорация Microsoft, фактически определяющая стандарты де-факто в этой сфере. Стоит отметить, что для достижения успеха на рынке продуктам Microsoft пришлось (примерно лет 10 назад) вступить в жесткую борьбу с тогдашними фаворитами, например текстовым редактором WordPerfect и электронными таблицами Lotus 1-2-3.
Начав разработку офисных пакетов, Microsoft сразу же поставила целью создание не отдельных программ, а комплекса взаимосвязанных и взаимно дополняющих приложений под названием Microsoft Office. История развития этой системы, в ходе которой расширялись функции ранее созданных программ и появлялись новые приложения, представляет интерес не только с технологической точки зрения. На самом деле этот процесс достаточно точно отражает увеличение сферы применения компьютерных технологий "среднестатистическим" пользователем. Он является иллюстрацией того, как специальные задачи, доступные ранее только профессионалам, переходят в разряд обыденных для неискушенного пользователя.
Развитие офисных пакетов как зеркало роста потребностей пользователей
За последние шесть лет Microsoft выпустила четыре версии комплекта MS Office — 4.0 (1994 год), 95 , 97 и 2000. Далее мы рассмотрим состав и назначение приложений, входящих в состав MS Office 2000. Однако следует иметь в виду, что этот комплекс продается в виде 5 выпусков, с разным составом программ: Стандартный, Для Малого Бизнеса, Профессиональный, Расширенный и Для Разработчиков. "Расширенный" выпуск включает все перечисленные ниже программы, "Для Разработчиков" (точнее, Developer Edition, так как этот вариант поставляется только в англоязычном варианте) - - дополнительно содержит расширенные средства программирования, о которых речь пойдет позднее.
Текстовый процессор — это исторически самое первое и наиболее широко используемое офисное приложение: писать и офомлять тексты нужно всем. Еще десять лет назад подобные программы назывались "редакторами", но сегодня этот термин в минимальной степени отражает их функциональные возможности.
В свое время появление компьютерных текстовых редакторов совершенно радикальным образом изменило даже не технологию, а если хотите — логику мышления при подготовке самых разнообразных текстов, начиная от рапорта начальнику об отпуске и заканчивая созданием литературных произведений.
Сегодня функции текстовых процессоров выходят далеко за рамки работы собственно с текстами (отдельно следует отметить отметим очень мощное развитие в последние годы средств проверки правописания). Текстовый процессор уже давно включает собственные инструменты создания разнообразных таблиц, графиков, иллюстраций, формул и пр.
В результате пользователь имеет возможность создавать сложные документы практически неограниченного объема с использование графических материалов и разнообразного форматирования. Само собой разумеется, с применением процедур автоматического составления оглавления, перенумерации страниц, рисунков, таблиц, формирования перекрестных ссылок, сносок,...
И все же подчеркнум, что подготовки "чисто текстовых" документов (в самом простом случае — для написания и распечатки письма родителям, рапорта начальнику или рукописи) может быть вполне достаточно возможностей поставляемой с Windows программы WordPad.
Эта программа нужна всякому, кто имеет дело с данными, представленными в виде двумерных таблиц. А если мы приглядимся повнимательнее к нашей производственной деятельности и чисто бытовым делам, то увидим, что на практике 90 процентов обрабатываемой или просто используемой нами информации можно представить в таком виде: адресные книги, картотека видеокассет, учет домашних расходов и пр.
В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (символьные строки, даты и пр.), но в целом, конечно же, данный пакет ориентирован на обработку числовых данных. Самый простой пример — подведение итоговых значений по столбцам и строчкам таблицы. Ненамного сложнее выглядит реализация алгоритма обработки заданных пользователем ячеек таблицы по им же определенным функциональным зависимостям. Одна из наиболее мощных функций пакета — это возможность быстрого представления данных в виде самых разнообразных графиков, диаграмм и карт.
Электронные таблицы являются идеальным средством для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов самых разнообразных форм. Короче говоря, это действительно необходимый инструмент для каждого, кто имеет дело со структурированной информацией (в отличие от простых текстов, представляющих собой в общем случае неструктурированные массивы данных).
Access впервые появился в составе офисных программ в 92-93 годах, и это было весьма знаменательным событием. Ведь ранее считалось, что создание систем на основе баз данных является уделом исключительно опытных профессионалов.
Не нужно пугаться: СУБД — это совсем не так страшно, как может показаться. На самом деле описанные выше электронные таблицы тоже фактически представляют собой небольшую систему управления базой данных. (База данных — упорядоченный набор структурированной информации.) Но они имеют два ограничения: объем, задаваемый емкостью оперативной памяти компьютера (хотя он очень значителен!), и двумерное представление данных.
Реляционные СУБД (практически все реально используемые сегодня системы, в том числе и Access, относятся к категории "реляционных") на самом деле работают с теми же таблицами, но только хранимыми на внешних носителях информации и самое главное — только связанными между собой.
Самый простой пример такой организации данных — ведение каталога коллекции звуковых компакт-дисков. В одной таблице можно хранить полные сведения об авторах песен, в другой — об исполнителях, а в третьей — данные об отдельной песне. При этом последняя таблица будет иметь необходимые ссылки на первые две, так что пользователь может легко по названию песни выяснить, например, день рождения ее автора.
Access — это очень популярная и полезная СУБД, которая может использоваться для создания как небольших локальных, так и весьма серьезных профессиональных систем. Кстати, изучение Access представляет собой совсем неплохой вариант для продвижения от изучения азов программирования и технологии разработки СУБД к решению сложных производственных задач.
Такой класс программ вообще появился относительно недавно, но сегодня они стали надежным помощником всех, кому хотя бы иногда приходится выступать с лекциями или докладами перед аудиторией (порой даже если аудитория представлена одним слушателем).
Ранее считалось, что иллюстративный материал требуется только для тех докладов, в ходе которых нужно показать сложные таблицы, графики и математические формулы. Сегодня общепринятым стилем является визуальное отображение основных тезисов даже "простого текстового доклада".
Все, кто когда-нибудь делал технические доклады (защита дипломного проекта или отчета на научно-техническом совете), могут вспомнить, что подготовка самого текста 15-минутного сообщения занимала максимум один-два дня. А на подготовку десятка плакатов или слайдов — не менее месяца работы, причем сначала эскиз рисовал сам докладчик, а потом работал профессионал-чертежник. А ведь за последние годы число "докладчиков" резко расширилось (например, за счет появления менеджеров по продажам), причем им нужно выступать не раз в полгода, а почти еженедельно, и содержимое докладов (и иллюстраций) постоянно меняется.
Именно программы типа PowerPoint решают проблемы подготовки иллюстративных материалов. Теперь тот же десяток слайдов можно сделать за один- два часа силами самого автора доклада. Очевидно, что внесение в них коррекций может занять в будущем считанные минуты.
Для слушателей демонстрация подготовленных материалов проходит примерно также, как и при традиционном показе слайдов, но только кроме статических изображений можно использовать звук, видео, различные визуальные эффекты и пр.
Кстати, PowerPoint можно применять не только для выступления перед аудиторией. Многие домашние пользователи работают с ним, например, при создании различных графических заставок (опять же с различными динамическими эффектами) для своих видеофильмов.
Эта программа впервые появилась всего несколько лет назад, но сегодня она стала буквально предметом первой необходимости для любого пользователя. Она включает адресную книгу, дневник для текущих записей, еженедельник для планирования своей деятельности, связь с внешним миром через электронную почту и выполняет многие другие полезные функции.
Наверное, многие читатели постоянно носят с собой записную книжку и, если забывают ее где-то, оказываются "как без рук". Как только вы начнете пользоваться программой Outlook, вы тут же поймете, как много времени вы потеряли зря, работая без него.
Одна из наиболее впечатляющий функций приложений данного класса — совершенно новые автоматизированные возможности по планированию своей работы и контролю выполнения дел. Включив утром компьютер и загрузив Outlook, вы тут же получите напоминания о всех запланированных на этот день делах. И даже о том, что нужно сегодня поздравить кого-то из близких с днем рождения, о чем вы совсем забыли в круговороте будней. Далее в течение дня программа будет напоминать о новых событиях с точностью до секунды.
Outlook можно эффективно использовать также для планирования групповой работы. Например, при работе в одной компьютерной сети предприятия вы можете посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых хотели бы пригласить на совещание, автоматически выбрать наиболее удобное для всех время и "застолбить" его в планах приглашенных (у каждого из них тут же появится соответствующее уведомление).
Не говоря уже о том, что Outlook включает многофункциональную систему по управлению электронной почтой и телефонной связью. Но тут мы закончим описание программы, так как говорить о возможностях электронной почты можно еще очень долго.
Если же вы все же считаете, что для работы вам пока нужна только почтовая система, то вполне можно ограничиться возможностями программы Outlook Express из состава Windows.
Кто хотя бы несколько раз в жизни заходил в Internet, тот отлично представляет, что такое Web-узлы — это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между собой перекрестными ссылками. Еще пять лет назад, считалось, что создание Web-узлов — удел узкой касты профессионалов. А 99,99...% пользователей Internet оставались "читателями", но не "писателями" и уж тем более не "верстальщиками".
Но ситуация быстро меняется. Сегодня уже никого не может удивить появление персональных Web-узлов. Как говорится в одной из шуток на тему "Вы больны Интернетом": "У вашей собаки также есть своя Web-страница". Впрочем, сейчас это высказывание для многих уже не шутка, а реальность.
Попробуйте создать собственный персональный Web-узел о своей работе, хобби, путешествиях и пр. (Многие Интернет-провайдеры предоставляют бесплатно необходимый адрес и до 50 Мбайт для размещения вашей информации, что более чем достаточно для начала.) Вы сразу увидите, что это не только увлекательное, но и полезное занятие. Может быть, там не будет информации, интересной для всего мира, но совершенно точно, она привлечет внимание ваших друзей и близких. С помощью своего Web-узла вы можете, например, собрать вместе многочисленных родственников, разбросанных по всему миру. А это — уже немало.
FrontPage поможет вам создать и развивать свой Web-узел. Для его использования не нужно знать программирование — необходимо только желание. Кстати, Web-мастер сегодня — это одна из дефицитных и престижных профессий. И FrontPage поможет вам им стать.
Но если сомневаетесь, стоит ли тратить деньги на приобретение дополнительных программ, имейте в виду, что в состав Windows входит программа FrontPage Expess, с помощью которой можно сделать довольно много первых шагов в освоении Web- дизайна.
Word поможет сделать достаточно сложные текстовые документы с использованием разнообразного графического оформления. Можно привести множество примеров, когда с помощью Word создавались макеты пособий, учебников, книг с литературными произведениями. И все же получить с его помощью полиграфической продукции высокого качества просто невозможно. Но это позволит сделать также недавно появившаяся в составе Office настольная издательская система Publisher.
Многие функции Word и Publisher пересекаются, и все же основная задача Word — формирование содержательной основы документа, Publisher — реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Говоря об издательском деле, мы сейчас в минимальной степени имеем в виду подготовку макетов книг (все же пишутся книги не каждый день! к тому же, как раз тут можно воспользоваться Word'ом).
Наиболее частое применение Publisher — это изготовление красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, меню для званных приемов, поздравительных адресов и т.д. Программа содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции. Большая библиотека макетов предоставляет возможность познакомиться с опытом, накопленных профессиональными издателями и дизайнерами.
Для достаточно простого редактирования графических изображений может хватить программ Paint и Imaging, входящих в состав Windows. Но для более сложных операций потребуются инструменты посерьезнее.
Ранее обработка изображений также была сферой деятельности высококвалифицированных профессионалов, и лидирующей положение здесь уже давно занимают известные системы Adobe PhotoShop и Corell Draw. Однако сегодня такие задачи все чаще нужно делать и "обычным" пользователям. Например, если вы занимаетесь фотографией, то компьютерная обработка может существенно повысить качество изображений, "вытянуть" казалось бы, совсем запорченные (но очень дорогие вам!) кадры. Работа с графикой просто обязательно понадобится для красивого и оригинального оформления своего Web-узла, печатных изданий или презентаций в PowerPoint.
Продукт PhotoDraw пока несколько уступает профессиональным возможностям упомянутым выше пакетам компаний Adobe и Corell (только нужно иметь в виду, что весь комплекс программ MS Office 2000 стоит примерно столько же, сколько один профессиональный графический пакет), но его функций вполне достаточно для решения многих полезных задач на высоком уровне.
Эта программа появилась впервые в составе MS Office 2000. Она предназначена для управления базой данных со сведениями о деловых партнеров (поставщиков и покупателей), контроля хода реализации сделок, финансового состояния малого предприятия.
В принципе эти задачи можно выполнять и с помощью других программ из состава Office, но все же удобнее использовать специализированный инструмент. Кроме того, проблема заключается в том, что такие сведения часто накапливаются в разных программах (что-то лежит в Outlook, что-то в системе бухгалтерского учета), а руководителю малого предприятия нужно для анализа и контроля собрать воедино всю нужную информацию.
Кстати, Диспетчер имеет в своем составе фильтр для импорта данных из наиболее популярной в нашей стране бухгалтерско-учетной системы "1С:Предприятие".
Итак, мы видим, что офисных пакетов довольно много и каждый из них обладает огромными функциональными возможностями. Но в практической работе часто оказывается, что там все же не хватает каких крайне необходимых вам функций. Или же обнаруживается, что предлагаемая разработчиками схема обработки информации не очень подходит для вас.
Как сделать офисную программу более удобной для конкретного пользователя? Как автоматизировать выполнение часто повторяемых рутинных операций? Как реализовать в программе функции, которых в ней изначально вообще не было? Как объединить разрозненные программы в единый комплекс? Ответы на эти вопросы мы попробуем дать во второй части статьи... Оставайтесь с нами!
Дополнительно (отдельные страницы):
